Maailma projektipäällikön silmin: Projektipäällikön rooli projektitiimin motivaation kohottamisessa

Kysely projektitiimin jäsenten motivaatiotekijöistä on edennyt neljänteen kysymykseen, jossa pohditaan mitä projektipäällikkö voi tehdä motivaation parantamiseksi. Muistin virkistykseksi anonyymissä kyselyssä esitettiin viiden organisaation (vastaajien määrä vaihteli organisaatiosta riippuen) projektitiimin jäsenille seuraavat viisi kysymystä:

1. Mitkä asiat projektissa motivoivat sinua parhaiten?

2. Mikä seikka mielestäsi projektissa syö eniten motivaatiota?

3. Miten toimii hyvä ja motivoitunut projektitiimi?

4. Mitä projektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin jäsenen motivaatiota?

5. Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät?

Neljänteen kysymykseen vastattiin hyvin perusteellisesti ja tyhjentävästi (vastaukset olivat pitkiä). Koska hyvää palautetta tuli paljon, olen pyrkinyt nostamaan saatua palautetta enemmän suorina lainauksina. Viestintä on noussut jokaisen kysymyksen vastauksissa vahvasti esiin, joten viittaan siihen vain muutaman kommentin osalta. Viestinnän sijaan keskityn enemmän siihen miten projektipäällikkö voi muilla tavoin motivoida tiimin jäseniä.

Mitä motivaatiolla tarkoitetaan? Miten se näyttäytyy projekteissa? Motivaatio jaetaan ulkoiseen ja sisäiseen motivaatioon. Ulkoinen motivaatio perustuu palautteeseen ja palkintoihin ympäristöstä, joita on esimerkiksi raha ja kehut, joilla on lähinnä välinearvo. Sisäinen motivaatio tarkoittaa, että henkilö kokee toiminnan itsensä palkitsevana ja saa siitä sisäistä mielihyvää. Sisäinen motivaatio on omien arvojen mukaista toimintaa, ja kannustavaa ja liittyy useimmiten kehittymiseen sekä sisällölliseen kiinnostukseen.

Motivaatio on jokaisen projektitiimin jäsenen henkilökohtainen valinta, johon jokainen voi osaltaan vaikuttaa itse. Sisäisen motivaation löytäminen ei käy itsestään. Projektipäällikkö voi, ja pitääkin, auttaa tiimin jäseniä motivoitumaan, mutta viime kädessä jokainen tekee päätöksensä itse.

Tiimi, jossa on joustava mahdollisuus vuorovaikutukseen ja joka haastaa tiimin jäsenet keskustelemaan työn ja sen tulosten kehittämisestä, on erittäin keskeinen tekijä motivaation ja luovan toiminnan kannalta. Karolina Jarenko jakaa sisäisen motivaation viitekehyksen kolmeen osaan: vapauteen, virtaukseen ja vastuuseen.

Sisäisen motivaation viitekehys (Jarenko)

Vapaudella tarkoitetaan itsenäistä vaikuttamista ja työskentelyä, omaa tapaa tehdä töitä ja omien vahvuuksien käyttämistä. Virtauksella tarkoitetaan kykyä saada asioita aikaan ja työskennellä tehokkaasti ja innostuneesti flow-tilasssa (monille on varmasti ”työn imu” termi tuttu) sekä kehittymistä työtehtävissään. Vastuulla tarkoitetaan toimivaa yhteistyötä ja yhteisiin päämääriin panostamista, joka koostuu vahvuuksiin perustuvasta tiimiyttämisestä ja osallistavista viestintäkäytännöistä.

Kyselyssä vastaajat korostivatkin erityisesti vastuuta ja projektipäällikön läsnäoloa.

”…olemalla itse kokonaisvaltaisesti läsnä, kohtelemalla projektin jäseniä tasapuolisesti, olla tukena tarvittaessa ja lopuksi huolehtimalla siitä että jäsenen osaaminen riittää projektin tehtävien tekemiseen.”

Eräs vastaajista kiteytti vastauksessaan useamman erittäin oleellisen ajatuksen, josta tärkeimpänä pidän itsekin projektipäällikön kokonaisvaltaista läsnäoloa. Mitä läsnäololla projektissa tarkoitetaan? Miten se käytännössä näkyy? Virpi Koskela (Tampereen yliopisto) määrittelee läsnäoloon kuuluvaksi mm. aidon kohtaamisen, kuulemisen ja kuulluksi tulemisen, samanarvoisuuden, empatian, asiakaslähtöisyyden ja läpinäkyvyyden.

Kokonaisvaltaisen läsnäolon ymmärrän siten, että projektitiimillä on vähintään yksi kasvokkain tapahtuva palaveri, esimerkiksi kick off tilaisuus. Nykyisin virtuaaliset projektitiimit ovat niin yleisiä, että on melkoinen poikkeus, jos projektitiimin jäsenet ovat samoissa tiloissa, tai edes samassa rakennuksessa tai kaupungissa. Kick offissa tutustutaan toisiin, luodaan luottamus ja sitoutumista tiimiin ja yhteiseen tavoitteeseen. Mikä projektissa sitten aiheuttaa läsnäolon puutetta? Syitä löytyy monenlaisia:

Liika kiire, stressi, kaoottinen tilanne
Ylikuormittuminen, tunne siitä, että ”pitää hallita kaikki”
Liiallinen rutiini, työn tylsyys
Negatiivisuus
Kun joku tuntuu ”ajan haaskaukselta”
Kotihuolet
Torjunta, oudot asiat, pelko
Toinen ihminen häiritsee omaa työtä (”toimistokuukkelit”)

· Mikäli projektipäällikkö ei tunne tiimin jäseniä, jotka saattavat olla maantieteellisesti hyvinkin hajallaan ja eri kulttuureista, niin miten hän takaa riittävän läsnäolon, tasapuolisen kohtelun ja tuen? Systeemityö yhdistyksen, Sytykkeen, laivaseminaarissa tuli esille, että kasvokkain tapaamisen voima kestää noin kuusi kuukautta. Kuusi kuukautta on melko pitkä aika, joten kick offin järjestäminen kasvokkain ehdottomasti kannattaa!

Vastauksissa viitattiin läsnäoloon monin eri tavoin. Kuunteleminen ja keskusteleminen koettiin useassa vastauksessa erittäin tärkeäksi.

”Keskustelee, tiedottaa avoimesti, pitää ihmiset ajan tasalla, huolehtii yhteishengen luomisesta”

”…Auttaa tilanteissa, jossa tiimiläisillä on erimielisyyksiä tai erilaisia näkemyksiä.”

”… Luottaa, arvostaa ja kuuntelee. Keskustelee henkilön kanssa ja pyrkii selvittämään mikä on johtanut siihen että henkilö ei ole enää niin sitoutunut. Jos ilmenee, että on kyse laajemmasta motivaation laskusta, niin käy asiat läpi koko projektiryhmän kanssa. Tyyliin: pöytä puhtaaksi ja sitten eteenpäin.”

Jotta projektitiimin jäsenten välille saadaan luotua hyvä, luottamuksellinen ja avoin ilmapiiri tulee ensin projektipäällikön ja tiimin jäsenten väliset suhteet olla kunnossa. Projektipäällikkö toimii roolimallina ja esimerkkinä muille. Esimerkkinä toimiminen on eräs erinomainen tapa motivoida tiimin jäseniä. Toisilta ei voi vaatia sellaista, mitä ei vaadi itseltään. Kun projektipäällikkö tuntee tiimin jäsenet, tulee hänen auttaa tiimin jäseniä tutustumaan toisiinsa luomalla tähän mahdollisuuksia (kasvokkain palaverit, yhteiset lounaat tms.). Kun projektitiimin jäsenet tuntevat toisensa, on avun pyytäminen tarvittaessa helpompaa ja ennen kaikkea ongelmiin ja ristiriitaisuuksiinkin on helpompi puuttua.

Henkilökohtaiset keskustelutuokiot projektitiimin jäsenten kanssa ovat yksi hyvä motivaation kohottaja. Keskusteluissa voidaan käydä esimerkiksi läpi aikaansaannoksia, esiin tulleita haasteita ja yhteistyön sujuvuutta ja ennen kaikkea antaa positiivista palautetta. Joskus tulee eteen tilanteita, jolloin asioista on helpompi keskustella tiimin jäsenten kanssa henkilökohtaisesti, ei koko projektitiimin kesken. Positiivinen palaute on tehokas tapa motivoida, eikä sitä koskaan tule jaettua liikaa.

”…Pitää olla anturit pystyssä jatkuvasti, jotta pystyy jeesaamaan asiantuntijoita antamaan parhaan panoksensa projektin käyttöön. Vaadi ja palkitse matkan varrella ohryn tukemana.”

”Kuuntelemalla, olemalla tasapuolinen…”

”On helposti lähestyttävä eikä pakene kiireen taakse. Tukee ja antaa apua ja ohjausta tarvittaessa. Pitää projektin ohjat käsissään ja nostaa aktiivisesti esiin niitä asioita joihin pitää panostaa… Kannustaa ja huomaa jokaisen työpanoksen. On olemassa ja läsnä, ja tarjoaa tarvittaessa myös henkistä selkänojaa.”

Kuunteleminen vaatii taitoa, sillä se vaatii aitoa mielenkiintoa toisen ajatuksia kohtaan sekä kyvyn katsoa omaa toimintaa ulkopuolisen silmin. Vaikka projektipäällikkö osaisikin kuunnella, on muistettava rohkaista tiimin jäseniä puhumaan, sillä kaikki eivät välttämättä uskalla tai tahdo sitä muutoin tehdä. Projektipäällikön on oltava helposti lähestyttävä. Hyvänä kuuntelijana projektipäällikkö kuuntelee tiimin jäsentä tämän kertoessa omista ongelmistaan ja ryhtyy toista kuultuaan toimiin asioiden korjaamiseksi siten, että lopulta molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä.

”Ohjaamalla ihmisiä ennemmin kuin tiimiä, sekä tunnustelemalla mitä tuntemuksia ihmisillä on. Pääasiallisesti auttaa jo mielestäni todella paljon mikäli projektipäällikkö pitää osata jakaa vastuuta mutta pitää kuitenkin langat omissa käsissään ja projektin raiteillaan.”

"Projektipäälliköllä pitää olla visio siitä mitä halutaan, ja tämä visio pitää saada ymmärrettäväksi myös tiimin jäsenille: ""Palapeliäkin on helpompi koota, kun tietää miltä sen pitäisi lopulta näyttää"". Kun ymmärtää kokonaiskuvan, syy-seurassuhteet ja oman vaikutuksen projektiin on se helpompi toteuttaa aikataulussa. Projarin tulee olla kartalla missä mennään ja välittää tieto myös muille…”

Projektipäällikön asenne projektin alkuvaiheessa vaikuttaa projektin onnistumiseen enemmän kuin mikään muu. Jotkut reagoivat eteen tulleisiin haasteisiin (ongelmiin) negatiivisesti ja alkavat etsiä syitä selittämällä ettei ole riittävästi aikaa, vastaavanlaisesta projektista ei ole aiempaa kokemusta tms. Sen sijaan projektipäällikön tulee positiivisella asenteella etsiä eri vaihtoehtoja ja uusia ratkaisuja toteuttaa projekti onnistuneesti ja luoda selkeä visio mihin projektilla pyritään. Mikäli yhteistä, ymmärrettävää visiota ei ole, on projektin epäonnistuminen todennäköisempää. Kuten eräs vastaava toteaa ” Palapeliäkin on helpompi koota, kun tietää miltä sen pitäisi lopulta näyttää”. Visio pitää myös viestiä sidosryhmille ymmärrettävästi, ei siis riitä, että projektipäällikkö ja kenties ohjausryhmä, ymmärtää projektin vision. Kun visio on selvä, on muutoksiin helpompi suhtautua, koska projektissa tiedetään mihin ollaan pyrkimässä.

”Yhteinen keskustelualusta on aina hyvä, sillä siellä pääsee jakamaan ajatuksia, ideoita ja edistymistä. Lisäksi projarin pitämät pienet välikeskustelut ovat hyviä! Keskusteluiden pitää tapahtua pienemmissä ryhmissä vastuualueiden mukaan. Kaiken lisäksi kielen ja kommunikaation tapa vaikuttaa paljon! Jos projari puhuu jargoniaa, jota kaikki ei ymmärrä, motivaatio laskee ja tuntuu ""ettei tästä tule mitää, en ymmärrä mistä puhutaan"".

Erityisesti virtuaalitiimeille on tärkeää löytää yhteinen, helppokäyttöinen työkalu yhteydenpitoon, tehtävien jakamiseen, opittujen asioiden kokoamiseen ja päivittäiseen kommunikointiin. Sähköposti ei ole tähän tarkoitukseen. Helppokäyttöisiä työkaluja löytyy miltei pilvin pimein ja varmasti jokaiseen projektiin löytyy sopiva työkalu. Itse olen käyttänyt mm. Trelloa, Visidosta, Yammeria ja Wikiä.

Toinen erittäin hyvä huomio eräältä vastanneelta: ”…projari puhuu jargoniaa…” Monestiko ajatellaan niin päin, että projektitiimin jäsenet eivät välttämättä ymmärrä projektipäällikköä? Usein kuulee sanottavan, että hyvä projektipäällikkö vetää onnistuneesti projektin kuin projektin tarvitsematta sen syvällisempää toimialan tuntemusta. Mielestäni projektipäällikön tulee tuntea projektin tiimin jäsenten (eri alojen asiantuntijoiden) tai asiakkaan jargonia edes jollain tasolla, jotta pystytään tehokkaasti kommunikoimaan projektitiimin ja eri sidosryhmien tarpeista ja tehdä relevantteja ehdotuksia projektin eri vaiheissa. Sama koskee myös toisin päin, eli projektitiimin jäsenten tulee ymmärtää projektipäällikön käyttämiä termejä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että myös projektitiimin jäsenillä tulee olla perustietämys projektinhallinnasta ja sen termeistä. Projektitiimin jäsenet tarvitsevat yhtälailla koulutusta projektinhallintaan kuin projektipäällikkö.

”…Tarjoaa tässä tilanteessa apuaan esim. kysymällä miten homma etenisi tai millaista apua ehkä tarvittaisiin. Tsemppaa ja antaa myös positiivista palautetta esim. jos kaikki etenee juuri niin kuin on tahdottu.”

"Projektipäällikön pitää olla jämäkkä ja pitää yllä tehtävälistaa, johon on kerätty kunkin osapuolen tehtävät ja määräajat. Projektipäällikön tulisi viestittää projektin jäsenille tarpeeksi tiheästi siitä, missä mennään ja potkii tarvittaessa asioita eteenpäin. ”

”Pyrkiä jakamaan työtehtävät tasaisesti, jotta yksittäiset projektitiimin jäsenet eivät ylikuormitu…”

Projektipäällikön tulee seurata koko projektin ajan projektitiimin suorituskykyä, jotta tunnistetaan ajoissa yli- ja alikuormitustilanteet ja näihin voidaan puuttua riittävän ajoissa. Hyvä, ammattitaitoinen projektipäällikkö kysyy, mitkä seikat eniten huolestuttavat projektin jäseniä, sillä se auttaa luomaan arvostavan ja luottamusta herättävän ilmapiirin projektipäällikön ja tiimin jäsenten välille sekä auttaa projektipäällikköä ymmärtämään projektiin liittyviä yksityiskohtia ja niiden vaikutusta projektiin.

Onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi tehtävien jako tulee olla kaikille selvää ja oikeudenmukaista. Tehtäviä tulee seurata säännöllisesti viikoittaisissa palavereissa. Tehtävien hallintaan tulee olla yhteinen työkalu, josta jokainen näkee omat tehtävänsä ja tehtävien aikataulut. Projektin aikana saattaa tulla eteen projektin jäsenten liiallinen innostuminen projektin teknologisista hienouksista, jolloin niihin perehtymiseen ja loputtomaan lopputuotteen paranteluun käytetään helposti liikaa aikaa. Projektipäällikön on puuttuva tällaiseen ajoissa, jotta aikataulussa pysyttäisiin. Projektipäällikön on myös seurattava työnkuormitusta sekä sitä, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan. Jatkuva ylityön määrä ei ole kenellekään hyvä asia ja kiristää helposti työilmapiiriä heikentäen motivaatiota.

”Huomioi nämä ihmisinä eikä vain resursseina, rehellinen ja avoin kohtaaminen ja huomiointi”

”Parantaa yhteistyötä, jakaa tunnustusta ja järjestää tutustumistilaisuuksia asiakkaan kanssa.”

Projektipäällikön tulee muistaa antaa säännöllisesti palautetta. Positiivista palautetta tulee antaa mahdollisuuksien mukaan enemmän kuin negatiivista. Positiivinen palaute tulee antaa julkisesti ja kohdistaa henkilöön, kun taas negatiivinen palaute annetaan henkilökohtaisesti ja kohdistetaan tulokseen. Positiivinen palaute on tehokas tapa motivoida eikä sitä koskaan tule annettua liikaa!