Miten motivoida
projektitiimin jäseniä?
Projektitiimin
motivaatiosta ei projektinhallinnan kirjoissa kovinkaan paljon mainita, ei edes
kaiken kattavassa PMBOK:issa. Sen sijaan ICB (IPMA Competence Baseline Version 3.0,
Projektin johdon pätevyys)
käsittelee sivulla 40, kohdassa 2.02 sitoutumista ja motivaatiota. Puuttumatta
sen tarkemmin ICB:n sisältöön, jokainen voi itse käydä lukemassa kyseisen
opuksen. Muutaman asian nostaisin esiin. Sopivana käytöksenä mainitaan ”Pitää aktiivisesti huolta
motivaatiotasoista” ja parantamista vaativana puolestaan ”Ei puutu alenevaan
motivaatioon”. ICB antaa ihan hyviä käytösmalleja, mutta ei kerro
miten käytännössä tulisi toimia.
Projekteissa on
monenlaisia haasteita. Aikataulut mättävät, resursseja ei ole riittävästi,
laajuus paisuu. Näihin haasteisiin ensiapuna hankitaan työkalu, joka usein on ”kaiken
kattava” MS Project ja koulutetaan osa porukasta sen käyttöön. Työkalun
odotetaan ratkaiseva kaikki nämä ongelmat. Tällä tavoin saatetaan ratkaista
kolmion yksi sivu. Projektin motivaatiokolmion sivut kuvaavat kolme asiaa projektitiimin
motivointiin. Ensinnäkin projektissa tulee olla selvä tehtäväjako. Jokaisella
tehtävällä tulee olla yksi omistaja ja omistajan tulee ymmärtää mitä häneltä
odotetaan ja milloin. Omistajalla tulee olla tarvittavat työkalut tehtävän
suorittamiseen ja hänen tulee saada säännöllisesti palautetta suorituksestaan. Kolmion
ydin, projektitiimin ryhmäytyminen tapahtuu projektin alkaessa ja vahvistuu
projektin aikana. Isoimmissa projekteissa, joissa on mukana useita eri
osapuolia, on roolien ja vastuiden määrittely erityisen tärkeää.
ICB 3.0 käytösmallissa on
projektipäällikön tehtävänä myös ”Edistää
ryhmähenkeä ja ammattialojen yhteistyötä”. Projektitiimi koostuu usein eri
alojen asiantuntijoista, ja jokaisella jäsenellä on omat motiivinsa toimia
ryhmässä. Projektipäällikön haastava tehtävä on saada tiimi toimimaan yhdessä
ja luoda hyvä positiivinen yhteishenki. Sitä miten positiivinen yhteishenki
luodaan, mikä motivoi tiimin jäseniä tai miten tiimin jäseniä motivoidaan, ei
ICB, kuten mikään muukaan projektinhallinnan standardi, kerro. ICB 3.0:ssa motivaation osalta mainittiin ”Laatii projektisuunnitelman ryhmätyönä”
vs. ”Tyrkyttää projektisuunnitelmaa
ryhmälle”. Kuinka moni projektipäällikkö voi rehellisesti tunnustaa
laatineensa projektisuunnitelman yhdessä projektitiimin kanssa? Tai edes
projektitiimin avainhenkilöiden?
Ihanteellisessa
projektissa jokainen tiimin jäsen olisi motivoitunut sekä projektia että
lopputulosta kohtaan. Käytännössä olemassa oleva motivaatiokin pyrkii jossain
vaiheessa sammumaan, jollei sitä ylläpidetä. Hyvä ryhmähenki varmistaa
motivaation projektia kohtaan, etenkin suurissa hankkeissa tulee eteen
ongelmia, jolloin kannustava ryhmä on arvokas. Ryhmähengen luomiseksi ja sen
ylläpitämiseksi on projektipäällikön nähtävä vaivaa, se ei tapahdu tiimin
sisällä itsekseen.
Niin kamalalta kuin sana
ryhmäytyminen kuulostaakin, se on projektin onnistumisen kannalta yksi
tärkeimmistä tekijöistä. Miten koota tuottava ja motivoitunut projektitiimi?
Miten motivoida tiimin jäseniä, joilla on useita projekteja päällekkäin ja
jotka eivät itse voi valita projektejaan?
Päätin kysyä suoraan
projektitiimien jäseniltä mikä heitä motivoi.
Laitoin kyselyä viiteen nimeltä
mainitsemattomaan yritykseen sekä yksityiselle että julkiselle puolelle.
Kysymyksiä oli viisi:
- Mitkä asiat projektissa motivoivat sinua parhaiten?
- Mikä seikka mielestäsi projektissa syö eniten motivaatiota?
- Miten toimii hyvä ja motivoitunut projektitiimi?
- Mitä projektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin jäsenen motivaatiota?
- Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät?
Projektitiimin jäsenten
näkökulmasta projektissa yleisimmät ja eniten esiin nousseet motivoivat seikat
ovat selvät ohjeet ja tavoitteet, selkeät roolit ja työnjako, vastuu hoitaa
asioita itsenäisesti ja realistinen aikataulu. Vastauksissa nousi esille myös haasteellisuus, sitouttamisen ja sitoutumisen merkitys.
- Haasteelliset työtehtävät, innostunut projektitiimi, projektin tavoitteiden ja tuloksen merkityksellisyys (hyöty rahassa tai muussa).
- …vaikeissa projekteissa itsensä haastamisen jälkeen onnistumisen ilo, ja se, että työn tuloksena syntyy jotain yrityksen tuloksen kannalta merkittävää, ts. yritykselle syntyy projektin tuotoksista voittoa.
- Luovuuden käyttäminen tekee hommasta mielenkiintoista ja sen myötä paljon motivoivampaa.
- …eri osapuolet sitoutuvat projektiin täysillä. Silloin projektissa on kiva olla mukana ja työ on palkitsevaa siitä huolimatta, että projektissa tulisi eteen haasteita.
- Projektipäällikkö saa aikaan sitoutumisen tunteen.
- Projektista saatavat hyödyt.
- Lisämotivaatiota seuraaviin projekteihin saa tietysti myös projektin lopputuloksesta, onnistuneesta sellaisesta. On antoisaa nähdä työn tulokset, tietää vaikuttaneensa kokonaisuuteen ja jos projektista on vielä hyötyä laajemmassa mittakaavassa.
Erityisen ilahduttavaa oli luovuuden käyttäminen projektihallinnassa. IPMA ICB 3.0,
Projektin johdon pätevyys, määrittelee luovuuden yhtenä pätevyytenä, jossa projektipäällikkö
käyttää yksilöiden sekä projektiryhmän ja organisaation kollektiivista luovuutta projektinsa eduksi. Luova
projektipäällikkö toivottaa haasteet tervetulleiksi ja suhtautuu avoimin mielin
uusiin ideoihin, innostaa ihmisiä esittämään ideoita, tunnistaa mahdollisuuksia,
käyttää poikkeuksellisia lähestymistapoja projektin hyväksi ja tekee luovia
päätöksiä pienentääkseen riskejä.
Eräs keino millä
projektipäällikkö voi tukea luovuutta, on kannustaa projektitiimiä
yhteistyöhön. Luova projektipäällikkö ymmärtää vuorovaikutuksen merkityksen ja
osaa tulkita tiimin jäsenten (sekä muiden sidosryhmien) eriäviä näkökulmia ja
ratkaista ristiriitoja. Projektin hyötyjä käydään läpi oman kokemukseni mukaan hyvin
huonosti, jos lainkaan, projektitiimin kanssa.
Projektitiimin jäsenten motivaatiota lisää ”projektin tavoitteiden ja
tuloksen merkityksellisyys (hyöty rahassa tai muussa)”, kuten eräs vastaaja
vastasi. Viisi kysymystä, jotka projektipäällikön tulee käydä
läpi projektin aloituspalaverissa, luovat projektille aivan erilaisen lähtökohdan ja merkityksen:
- Miksi teemme tätä?
- Kenelle teemme?
- Mitä minä voin tehdä projektin lopputuloksen ja hyötyjen saavuttamiseksi?
- Mitkä ovat projektin tuomat hyödyt?
- Miten projektin hyödyt mitataan?
Seuraavassa postauksessa
jatkan motivaatiota syövillä asioilla. Ennen sitä voi itse kukin (sekä
projektipäälliköt että projektitiimin jäsenet) veikata, mitkä ovat viisi
suurinta projektissa motivaatiota kuluttavaa asiaa ja missä järjestyksessä.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti